Szigorú számadású bizonylatok nyilvántartása - Ezekre figyeljen!

Az utóbbi időszakban sok megkeresés érkezett hozzánk a számlatömb, nyugta vásárlásával kapcsolatban: Kizárólag az ügyvezető jogosult annak megvételére? Milyen dokumentumokat szükséges magunkkal vinni? Miért kérnek egyáltalán adatokat az üzletben?

E kérdéskört járjuk végig alábbi publikációnkban, és néhány praktikus tanácsot is olvashat annak érdekében, hogy elkerülje a súlyos bírságokat.

Szigorú számadású bizonylatok

A leggyakrabban használt nyomtatványok a készpénzfizetési számla, a számla, a nyugta, a bevételi- és kiadási pénztárbizonylat, a szállítólevél, a kiküldetési rendelvény, a menetlevél, illetve a pénztárjelentés. E nyomtatványok vásárlásakor az eladó jogszabályi kötelezettsége, hogy az alábbiakat a vevőtől elkérje:

• vállalkozói igazolvány, vagy nyilvántartásba vételi igazolás másolata
• adószámot igazoló okirat másolata
• személyazonosító okirat másolata

A számlatömböt a cégjegyzésre jogosult meghatalmazottja is megvásárolhatja, mely esetben az alábbi dokumentumokra van szükség:

• vállalkozói igazolvány, vagy nyilvántartásba vételi igazolás másolata
• adószámot igazoló okirat másolata
• cégszerűen aláírt, két tanúval ellátott meghatalmazás
• a meghatalmazó aláírási címpéldánya, aláírás mintája
• a meghatalmazó és a meghatalmazott személyi okiratai, adókártyája

Fontos, hogy e dokumentumokat minden esetben be kell mutatni a számlatömb vásárlásakor, ezek korábbi vagy használatban lévő számlatömbbel, társasági szerződéssel, vagy pecséttel nem helyettesíthetőek. Amennyiben a fentiek valamelyike nem áll rendelkezésére, szigorú számadású nyomtatvány vásárlására nem jogosult.

Hogy miért van szükség e dokumentumokra?

Az adóhatóság felé folyamatos adatszolgáltatási kötelezettségük van a szigorú számadású nyomtatványokat értékesítőknek, mely során az alábbiakról kell nyilatkozniuk:

• az értékesített nyomtatványok típusa (pl. bevételi-, kiadási bizonylat, pénztárjelentés, nyugta, gépkocsi-menetlevél, stb.)
• a nyomtatvány sorszáma, sorszámtartománya
• a vevő azonosítására alkalmas adatok (név, cím, adószám)
• meghatalmazással történő vásárlás esetén a meghatalmazott magánszemély neve, és adóazonosító száma

Az adatszolgáltatást negyedévenként, a negyedévet követő hónap 20. napjáig kell megtenni a nyomtatványokat forgalmazóknak.

Az elsők közt ellenőrzi a NAV a nyilvántartásokat!

Bizony, egy esetleges ellenőrzés során az adóhatóság kiemelt figyelmet szentel arra, hogy megvizsgálja, van-e egyáltalán ilyen nyilvántartása a cégnek, és ha igen, annak adattartalma

• megegyezik-e a nyomtatványforgalmazók adatszolgáltatásával?
• megfelel-e a valóságnak?

Fontos, hogy e nyilvántartást folyamatosan, és naprakészen kell vezetni – tehát attól a pillanattól kezdve, hogy a nyomtatvány beszerzésre került. (Ennek értelmében tehát e feladat a vállalkozásokra hárul, hiszen az ő döntése az, hogy az mikor kerül rendeltetésszerű használatra.)

Amennyiben az adatok nincsenek összhangban, vagy a nyilvántartásban hiányosságok fedezhetők fel – az elmúlt időszak ellenőrzéseinek eredményei szerint a jogszabályi előírásoknak nem felelnek meg e nyilvántartások -, akkor az adóhatóság

• mulasztási bírságot szabhat ki (ennek összege magánszemélyek esetén nyomtatványonként 200 ezer forintig, gazdasági társaságoknál 500 ezer forintig terjedhet), vagy
• adóhiányt, adóbírságot és késedelmi pótlékot szabhat ki, vagy
• további kapcsolódó ellenőrzéseket indítványozhat.

Ezek elkerülése érdekében a nyomtatványokról tehát olyan nyilvántartást kell vezetni, mely a következő adatokat tartalmazza:

• nyomtatvány neve, és számjele
• a beszerzés kelte
• a tömbök sorszáma, sorszámtartománya
• a felhasználás kelte
• a kiselejtezés kelte

Elveszett a számlatömbje, mit tehet? Erről korábbi publikációnkban részletesen tájékozódhat!

Amennyiben kérdése merült fel a szigorú számadású bizonylatokkal kapcsolatban, forduljon hozzánk bizalommal az adotanacsadas@arkconsulting.hu e-mail címen!

Készítette: Tóth Ildikó, adótanácsadó
Készült: 2014.06.06