Rendben vannak bizonylatai?

A fokozódó hatósági aktivitás (KOCKERD-kérdőív, adóregisztrációs eljárás, erős kommunikáció a NAV és a bankok között, hogy csak néhányat említsünk) eredményeként minden vállalkozásnak ajánlatos felkészülni egy esetleges adóellenőrzésre.

A legfontosabb minden esetben a bizonylatok megfelelő kezelése, és tárolása, ami törvényi előírás, adókötelezettség. Az ellenőrzések legnagyobb része ugyanis az iratokra, dokumentumokra irányul, melyre a határidőben beadott bevallás évét követő ötödik év végéig bármikor sor kerülhet. Így azon dokumentumok, melyek a bevallásban érintettek, eddig megőrzendők, hiszen az eljárás lefolytatása alatt ezeket az adóhatóság munkatársai ellenőrzik.

A törvényi szabályozások szerint e dokumentumokat a bejelentett helyen szükséges tárolni – ennek hiányában a székhelyen – olyan formában, hogy azok gyorsan, és pontosan kereshetők legyenek. Így biztosítható tehát egy-egy ellenőrzés során az adókötelezettség visszakereshetősége.

Lehetséges következmények

A fentiek alapján tehát az adózó:

• köteles a bizonylatokat megőrizni,
• olyan formában tárolni, rendszerezni e dokumentumokat, hogy az adókötelezettség pontosan visszakövethető legyen
• köteles az iratőrzés helyét bejelenteni
• köteles a bizonylatokat az adóhatóság rendelkezésére bocsátani.

Amennyiben fentieknek a vállalkozás nem tesz eleget, úgy bírságra számíthat. 2012. január 1-től az adóhatóság akár 1 millió forintig terjedő mulasztási bírságot is kiszabhat, amennyiben a vállalat nem tud az ellenőrzés, vagy hiánypótlás során bizonylatot felmutatni. Valamint szeretnénk felhívni a figyelmet arra, hogy a nyomdai úton kiállított számlák hiányakor akár 500 ezer forintos bírság is kiróható – nyugtánként. Ennek értelmében könyvelőváltás esetén minden esetben szükségessé válik a teljes dokumentáció, és az analitikák átadása. Erre főként azért fontos figyelni, mert a későbbiekben ez nehezen érvényesíthető, és a hiányuk bírság kiszabásával járhat.

Mindezeken túlmenően nagyon fontos, hogy az adóhatóság a rendelkezésére álló adatokból dönt, így amennyiben egy-egy számla hiányzik, nem tudja a társaság felmutatni, úgy azokat a becslés során a NAV munkatársai sem tudják figyelembe venni. Ezek alapján pedig a bevallások az adóhatóság által becsült adatokhoz képest eltéréseket mutathatnak.

Abban az esetben, ha egy-egy dokumentum megsemmisült, úgy azokat pótolni, vagy minden esetben írásbeli formában bizonyítani kell. (Hivatalos másolat szerezhető az adott számla kiállítójától/befogadójától, káresemény esetén pedig írásos dokumentáció áll rendelkezésre a rendőrségi jegyzőkönyvekben, stb.)

A súlyos jogkövetkezmények elkerülése érdekében tehát körültekintően szükséges eljárni a dokumentumkezelés során. Egyre nagyobb népszerűségnek örvend a hazai vállalatoknál is a digitális dokumentumkezelés, mely mindamellett, hogy bárhonnan könnyedén hozzáférhető, könnyen átlátható, rendszerezhető, a működési hatékonyságot is megnöveli. Az adóhatóság e dokumentumokat egyenértékűnek tekinti, azonban egy adóellenőrzés során ehhez is hozzáférést kell biztosítania a vizsgált vállalkozásnak.

Amennyiben a vállalkozás bármilyen adatot elektronikusan tárol, úgy célszerű ezek folyamatos mentéseiről gondoskodni (pl. számlázó programok mentései, stb.). E biztonsági másolatok így esetleges adatvesztés esetén biztonságot nyújtanak, illetve ezek alapján a másolatok beszerzési folyamata is könnyedén megvalósítható.

Amennyiben bővebb információkra lenne szüksége a hatékony dokumentumkezelést illetően, forduljon hozzánk bizalommal a konyveles@arkconsulting.hu e-mail címen!