A munkavállalók MUMUsa: Munkaidő-nyilvántartás

A Munka törvénykönyve szerint a munkáltató kötelessége, hogy nyilvántartsa a munkavállalókra vonatkozóan az alábbi adatokat

• rendes és rendkívüli munkaidő,
• készenlét,
• szabadság.

A munkavállalóknak a munkaidő kezdetén és végén feladata a jelenléti ív kitöltése és aláírása, tehát annak folyamatos vezetése.

A munkaidő-nyilvántartás tényszerű, valós és teljes körű adattartamáról minden esetben a munkáltató felel – tehát elengedhetetlen, hogy a nyilvántartások vezetése során az alábbi követelmények szem előtt tartásával történjen:

• Ellenőrizhetőség: a beosztott és a teljesített munka kezdő és befejező időpontja folyamatosan, teljes körűen dokumentálva legyen, ezáltal ellenőrizhető legyen a munkavállaló és a hatóságok számára egyaránt.
• Naprakészség: a munkakezdés időpontja annak kezdetekor, a befejezés időpontja annak végén rögzítésre kell, hogy kerüljön. A nyilvántartásnak a munkavégzés helyszínén kell lennie – amennyiben a munkakör jellege, illetve a munkaszervezés körülményei ezt lehetővé teszik.
• Hitelesség: e nyilvántartás szolgál a bérszámfejtés alapjául, így kiemelt szerepe van a hitelességnek. A nyilvántartásban szereplő adatok valóságnak való megfeleltségét a munkáltatónak és a munkavállalónak is igazolnia kell aláírásával.

Van kivétel?

Az előírások szerint azon munkavállalók munkavégzési idejét nem kell nyilvántartani, aki a munkaideje beosztását vagy felhasználását maga jogosult meghatározni (pl. kötetlen munkarend, vezető állású munkavállaló, távmunkát végző).

Fontos azonban annak szem előtt tartása, hogy a fenti kivételek mindegyikében köteles a munkáltató a szabadság nyilvántartást vezetni!

Munkaügyi ellenőrzés

Nagyon fontos, és sokszor figyelmen kívül hagyott tény az, hogy a munkaügyi ellenőr külön bejelentkezés, vagy engedély nélkül ellenőrzést tarthat a vállalkozásnál! Ezzel egyidejűleg pedig ellenőrizheti a munkahelyen tartózkodó személyek személyi azonosságát, a munkavállalókat tanúként meghallgathatja, illetve ami a munkaidő-nyilvántartások szempontjából kiemelten fontos: betekinthet a munkáltatói nyilvántartásokba, sőt azokról másolatot is készíthet!

Mit is ellenőriznek ekkor a nyilvántartásokban?

• a dokumentumok tényleges meglétét [munkaidő-nyilvántartás (jelenléti ív); munkaidő-beosztás; egyéb, munkaidőre vonatkozó megállapodások]
• a dokumentumok formai követelményeinek meglétét (teljesített rendes és rendkívüli munkaidő; kezdő és befejező időpontok megléte)
• a nyilvántartásokban szereplő adatok valóságtartalmát (itt van jelentős szerepe a tanúmeghallgatásoknak – pl. túlóra)
• esetenként a kifizetett munkabérek és a nyilvántartások közti összefüggéseket is vizsgálhatja a hatóság.

A munkaidő-nyilvántartásra vonatkozó kötelezettség megsértése esetén a szankció igen komoly, hiszen az eset körülményeit figyelembe véve a munkaügyi hatóság 30 ezer és 10 millió forint (5 millió forint, ha az ellenőrzés megkezdésekor a foglalkoztatottak száma a 20 főt nem haladja meg) közötti bírságot is kiszabhat a munkáltatóra.

+1 Tippek, trükkök, jó tanácsok

A mindennapi gyakorlatban bevett szokás a „közös jelenléti ív vezetése”, mely azonban számos buktatót rejt magában. Hogy csak néhány esetet vázoljunk fel:

1. Munkaügyi ellenőrzés során, ha akár csak egy munkavállaló is elfelejtette rögzíteni a munkavégzésre vonatkozó adatait, úgy a teljes nyilvántartást hibásnak minősítik a revizorok. Ebben az esetben tehát nagyobb összegű bírságra számíthat a vállalkozás.
2. A munkaügyi ellenőrök egy ellenőrzés során szúrópróbaszerűen bekérhetik néhány munkavállaló jelenléti ívét. Amennyiben az összes munkavállaló egy közös íven vezeti nyilvántartását, úgy nagyobb a kockázata szabálytalanság feltárásának, mint ha csupán a „behívottakat” nyújtjuk át a munkaügyi hatóság rendelkezésére.

Javasoljuk tehát, hogy munkavállalói külön-külön vezessék nyilvántartásukat, és kiemelt figyelmet szenteljenek arra, hogy az abban szereplő adatok mindig naprakészen, a valóságnak megfelelően kerüljenek kitöltésre!

Amennyiben kérdése merült fel a munkaidő-nyilvántartással kapcsolatban, vagy segítségre van szüksége e rendszer jogszerű kialakításában, forduljon hozzánk bizalommal a berszamfejtes@arkconsulting.hu e-mail címen!

Készítette: Ujj Enikő, bérszámfejtési és munkaügyi vezető